Sådan implementerer du Business Central rigtigt fra dag ét

For det er her, de fleste projekter enten lykkes eller løber af sporet. Ikke i valget af system, men i måden det implementeres på. Denne guide giver dig det overblik, du har brug for, før du sætter det første møde i kalenderen.

Hvor lang tid tager en standard Business Central implementering
Før du gør noget som helst, skal du have en realistisk tidsramme. En standard Business Central implementering tager typisk 3 til 9 måneder fra første analyse til go-live. Er din virksomhed lille med enkle processer, kan du nå i mål på 3 til 4 måneder. Er I større, har mange integrationer eller komplekse data, bør du planlægge med 6 til 9 måneder.

Det lyder måske langt. Men forsøger du at presse det ned under den naturlige tidsramme, betaler du prisen et andet sted, typisk i form af fejl, manglende brugeropbakning eller en go-live, der ikke holder.

Forstå, hvad du egentlig køber
Business Central er et cloud-baseret ERP-system fra Microsoft. Det samler økonomi, salg, indkøb og lager i én platform, der opdateres automatisk og kører i skyen. Det er efterfølgeren til Dynamics NAV, som mange danske virksomheder kender godt.

Det er ikke det samme som Dynamics 365 i bred forstand. Business Central er ét produkt inden for Microsofts Dynamics 365-familie, der også rummer systemer til CRM og HR. Det er den distinktion, der er værd at kende, når du taler med leverandører og konsulenter.

De fire grundmoduler, som næsten alle implementeringer bygger på, er:

Ovenpå denne kerne kan du tilføje branchespecifikke moduler og apps til alt fra produktionsstyring til ESG-rapportering.

Følg de fem faser, og spring ingen over
Hvad er faserne i et Business Central projekt?

Et Business Central projekt forløber i fem faser. Ikke fordi nogen har bestemt det, men fordi det er den rækkefølge, der virker. At springe en fase over for at spare tid er en af de hyppigste årsager til, at projekter koster mere end planlagt.

Fase 1 er analysen. Her kortlægger du virksomhedens processer, integrationsbehov og datakvalitet. Brug 2 til 4 uger på det. Jo mere du forstår din egen forretning på forhånd, jo færre overraskelser møder du undervejs.

Fase 2 er design og fit-to-standard. Her holder du dine processer op imod systemets standardfunktioner og finder ud af, hvad der passer, og hvad der kræver tilpasning. Sæt 2 til 3 uger af. Det er her, du træffer de beslutninger, der har størst indflydelse på den samlede pris.

Fase 3 er opsætning og datamigrering. Systemet konfigureres, og dine stamdata, kunder, leverandører, varer og åbne saldi, flyttes over fra det gamle system. Regn med 4 til 10 uger. Datakvalitet er den faktor, der oftest forlænger denne fase. Ryd op i dine data, inden du starter.

Fase 4 er test og uddannelse. Løsningen testes grundigt, og dine medarbejdere lærer de nye arbejdsgange at kende. Sæt 2 til 4 uger af. Virksomheder, der investerer tilstrækkeligt her, oplever markant færre problemer efter go-live.

Fase 5 er go-live og hypercare. Systemet sættes i drift, og i de første uger er der intensiv support, så ingen er overladt til sig selv i en kritisk periode. Regn med 2 til 4 uger.

Brug fit-to-standard workshoppen rigtigt
Hvad er en fit-to-standard workshop i Business Central?
Tidligt i projektet vil du blive inviteret til en fit-to-standard workshop. Det er en struktureret session, hvor konsulenterne viser dig, hvordan Business Central håndterer dine forretningsprocesser i standardkonfiguration.

Din opgave her er ikke at fortælle, hvordan I plejer at gøre det. Din opgave er at spørge, om I kan gøre det på den måde, systemet er bygget til.

Det er en vigtig forskel. Virksomheder, der bruger workshoppen til at kortlægge afvigelser fra det gamle system og kræve dem kodet ind i det nye, ender med et dyrere projekt, en længere implementeringstid og et system, der er sværere at vedligeholde. Virksomheder, der er villige til at tilpasse deres arbejdsgange til standarden, kommer hurtigere i mål og får et system, der fungerer bedre på lang sigt.

Hold kernen ren, og undgå teknisk gæld
Når du taler med din implementeringspartner, vil du høre udtrykket "hold kernen ren". Det er ikke bare et konsulentmantra. Det er et konkret råd med konkrete konsekvenser.

I de ældre systemer som Dynamics NAV var det normalt at kode tilretninger direkte ind i systemets kerne. Det betød, at hvert opgraderingsprojekt krævede, at al specialkode blev skrevet om. Dyre projekter, hvert tredje til femte år.

I Business Central er kernen lukket. Tilpasninger sker som isolerede udvidelser eller som færdige apps fra Microsoft AppSource. Det betyder, at systemet automatisk modtager Microsofts opdateringer og nye funktioner, herunder AI-funktioner som Microsoft Copilot, uden at dine tilpasninger går i stykker.

Jo tættere du holder dig på standarden, jo billigere er systemet at eje over tid.

Forstå det samlede regnestykke, ikke bare listeprisen
Business Central afregnes i cloud-versionen som et månedligt abonnement per bruger. Men det er ikke det tal, du skal bruge til at sammenligne med on-premise.

Det relevante tal er de samlede ejeromkostninger over fem år. Her ser billedet anderledes ud:

For langt de fleste virksomheder er cloud-modellen den mest rentable løsning, ikke mindst fordi den eliminerer de skjulte omkostninger, som on-premise typisk medfører over tid.

Tjek, om dit system overholder bogføringsloven
Den danske bogføringslov kræver, at du anvender et digitalt bogføringssystem, der understøtter digital bilagsopbevaring i fem år, elektronisk bankafstemning og e-fakturering i formaterne OIOUBL og PEPPOL.

Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud er officielt registreret og godkendt hos Erhvervsstyrelsen under registreringsnummer fob467715. Vælger du cloud-løsningen i standardkonfiguration, er du compliant fra dag ét.

Kører du stadig på en ældre on-premise version af NAV, AX eller C5, er du ikke på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer. Det betyder, at du selv bærer det juridiske ansvar for at dokumentere lovmedholdelighed, og det kræver typisk dyre tillægsløsninger og IT-revision. For mange er en migrering til Business Central Cloud den enkleste vej ud af det problem.

Sæt det rigtige hold, inden du starter
Et ERP-projekt er ikke en IT-opgave. Det er en forretningstransformation, og den kræver det rigtige hold på begge sider af bordet.

Fra din side skal du have en intern projektleder med mandat til at træffe beslutninger, og du skal have procesejere, der kender arbejdsgangene i detaljer og kan deltage aktivt i workshopper og tests. Uden det interne ejerskab risikerer du et projekt, der driver, fordi ingen internt tager ansvar for fremdriften.

Fra implementeringspartnerens side har du brug for konsulenter, der kender Business Central indgående, og som tør udfordre dig, når du vil specialtilrette dig væk fra standarden. Ikke en partner, der bare siger ja til alt. En partner, der hjælper dig med at træffe de rigtige beslutninger.

For at sikre, at implementeringen forløber korrekt, er det en god idé at finde den rigtige Business Central partner. Blandt mange konsulenter og konsulenthuse er NORRIQ et af de mere erfarne valg for danske virksomheder. De er specialiseret i Business Central implementeringer på tværs af brancher og er kendt for en tydelig standard-first tilgang, der holder projekter på sporet og undgår unødige specialtilretninger.